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Qualifiziertes Personal, welches sich in jedem Bereich der Firma perfekt auskennt, ist für einen gut laufenden Betrieb das Wichtigste. Speziell in der Buchhaltung gilt es als essenziell, ausgebildete Fachkräfte zu haben, welche genau wissen, was zu tun ist. Jedoch fehlt manchmal genau auf dem Gebiet das nötige Wissen und Budget, welches für qualifiziertes Personal notwendig wäre. Das sind ebenso die Gründe hierfür, weshalb zahlreiche Firmen sich an einen Steuerberater wenden und ihre Buchhaltung outsourcen. Weshalb Buchführung auslagern? Wichtig für das erfolgreiche Auslagern der Buchhaltung, demnach für eine externe Buchführung, ist zum einen die Transparenz, welche häufig mit dem Unternehmenswachstum sinkt. Zum anderen geht es selbstverständlich um die Kosten der Auslagerung. Für die Firmen kann sich gerade der Transparenzverlust problematisch gestalten, weil sie mit der Transparenz ebenso den Überblick verlieren. Dennoch hat eine externe Buchführung, wenn diese korrekt gemacht wird, vor allem für Start-ups und KMUs seine Vorteile: Wird kompetente Beratung angeboten und das gewählte System den Umständen der Firma entsprechend angepasst und eine grundsätzliche Transparenz gewährleistet, dann empfiehlt es sich, über das Buchhaltung outsourcen jedenfalls nachzudenken. Vorteile der externen Buchhaltung Egal, ob Ihnen die Buchführung Magenschmerzen bereitet oder Sie sich lediglich 100-prozentig auf das Kerngeschäft fokussieren wollen, wenn Sie die Buchhaltung auslagern, können Sie von noch mehr Vorteilen profitieren. Nachfolgend sind die entscheidendsten Vorteile und Unterscheidungsmerkmale für externe und interne Buchführung zusammengefasst. Fokus auf die eigene Firma Erfolgt das Buchhaltung outsourcen auf externe Partner, kann man sich viel motivierter auf das Hauptgeschäft konzentrieren. Der Fokus bleibt nämlich auf den Gewinntreibern der Firma und lässt sich zielgerichtet setzen. Dank Digitalisierung Überblick behalten Heute ist die digitale Archivierung der Belege und Dokumente fast Standard. Wenn eine Buchhaltung durch eine smarte Buchhaltungssoftware ausgelagert wird, gestaltet sich der Schritt zur Digitalisierung viel einfacher. Das heißt, dass befugtes Personal jederzeit die Übersicht und den Zugriff über die eingegangenen Belege behält und damit die letzte Instanz ist. Besondere Buchhaltungsprogramme verfügen sogar über ein Forderungsmanagement, welches die Firmen bei der Einforderung fehlender Zahlungen unterstützt. Erhöhte Sicherheit von Daten und Kontrollmöglichkeiten Allgemein ist Datensicherheit bei einem Unternehmen wichtig, so auch bei der Buchhaltung. Eine Firma muss sich vor Cyber-Angriffen schützen sowie Belege und andere nicht-personenbezogene Daten sicher verwahren können. Insbesondere Letzteres kann eine große Herausforderung sein, wenn es Dokumente lediglich in Papierform gibt und nicht digital. Mit modernen Buchhaltungsprogrammen lassen sich jedoch Belege einfach digitalisieren und revisionssicher verwahren. So gehen sicherlich keine Dokumente mehr verloren, welche für die Buchführung wichtig sind. Selbstverständlich wird ebenso die Sicherheit insofern gesteigert, als wenn ein Buchhalter oder Steuerberater mit seinem Spezialwissen die Buchführung einer Firma übernehmen, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, welche auf Unwissen zugrunde liegen, verringert wird. Sollte trotzdem eine Falschbuchung erfolgen, welche sich wegen Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit dem Steuerberater oder externen Buchhalter zuschreiben lässt und dann in einen finanziellen Schaden der Firma endet, kann man den Bearbeiter der Buchführung zur Rechenschaft ziehen. Bei nicht richtigen Belegen etwa, welche fälschlicherweise an den Steuerberater oder Buchhalter weitergegeben werden, bleibt allerdings die Verantwortung bei der Firma. Weniger Personalkosten Beispielsweise wird der Aufwand fürs Recruiting vermindert. Man spart sich das Eingewöhnen eines neuen Mitarbeiters, wenn das Buchhaltung outsourcen erfolgt. Oder man bewirkt neuartige Kapazitäten eines bestehenden Angestellten, der davor die Buchführung bearbeitet hat. Umso mehr eine Firma wächst, desto mehr ist ebenso die Buchhaltung auszubauen. Das spiegelt sich in erhöhten Personalkosten wider. Daher ist eine ausgelagerte Buchführung ebenso hier ideal, da diese sich erhöhenden Kosten dann wegfallen. Zudem gibt es auch Buchhaltungssysteme, die mit der Firma mitwachsen und damit eine flexible Lösungsmöglichkeit bieten. Durch die Software wird vollkommene Transparenz garantiert und Belege automatisch vorkontiert. Aufgrund dessen kann die Buchhaltung auch einfach durch einen Angestellten erledigt werden. Schrittweise lässt sich die Buchführung langsam auslagern, indem man eines der Zusatzpakete nutzt, welche die Buchhaltungssoftware beliebig erweitern. Dann ist es möglich, Belege zu einer manuellen Nachbearbeitung an externes, ausgebildetes Personal zu senden, welche das automatische Vorkontieren und Verbuchen überprüfen. Kostenkontrolle Die Kosten für eine ausgelagerte Buchführung lassen sich viel leichter kalkulieren im Vergleich zur internen Buchhaltung. Bei einer externen Buchführung geht es oft um Fixkosten, welche demnach keinesfalls variabel und dementsprechend einfach mit einzuberechnen sind. Dann fallen Überstunden oder Vergleichbares einfach weg. Kosten für das Buchhaltung outsourcen Was kostet externe Buchführung? Für die sinnvolle Auslagerung der Buchhaltung sollten die Kosten im Vorhinein geklärt werden. Man kann beim Outsourcen der Buchhaltung einen Steuerberater, externen Buchhalter oder eine Buchhaltungssoftware wählen. Selbstverständlich sind je nach Tarif die Kosten für einen Steuerberater oder externen Buchhalter unterschiedlich. Die Kosten erhöhen sich, je umfangreicher und komplexer die Datenströme sind. Einen großen Vorteil bieten derzeit intelligente Buchhaltungssysteme, welche Firmen da unterstützen, wo sie es benötigen, allerdings preiswerter als Kanzleien sind. Buchführung vom Buchhalter oder Steuerberater? Der Unterschied zwischen einen Buchhalter und einem externen Steuerberater ist größer, als man glauben würde: Zwar darf ein Buchhalter die laufende Buchführung vornehmen und die Umsatzsteuervoranmeldung versenden. Allerdings darf er für die Firma keinen Jahresabschluss erstellen. Ausgenommen sind davon Bilanzbuchhalter, welche jedoch eine besondere Berufsberechtigung haben. Ein Buchhalter darf ebenso keinesfalls die steuerliche Vertretung der Firma dem Finanzamt gegenüber übernehmen. Dies gilt auch bei der Steuerprüfung des Betriebs. Im Vergleich zu Steuerberatern unterliegen zudem Buchhalter nicht der Verschwiegenheitspflicht gegenüber einem Gericht. Der Steuerberater dagegen darf alles, was der Buchhalter darf, nämlich laufende Buchführung, Umsatzsteuervoranmeldung versenden und noch Zusätzliches, wie etwa Jahresabschlüsse erstellen, die Firma steuerlich vertreten und die Verschwiegenheit gegenüber einem Gericht. |
